כשחברה מחליטה לערוך כנס עסקי, הרי שיש מאחוריו מטרות שונות. אומנם המטרה העיקרית, מן הסתם, היא כותרת הנושא של הכנס, בין אם זה לצורך שיווק ופרסום ובין אם זה כנס לצורך השקת מוצר או שירות, כנס שנועד לארח מומחים שונים בתחום, או כל דבר אחר שהחברה מכוונת אליו כמטרה עיקרית, ואותו היא מעמידה בכותרת של הכנס.
אך לכנס עסקי, כאמור, יש מטרות שונות, כאלה שעומדות מאחורי המטרה העיקרית. בראש ובראשונה, מטרה למתג את החברה כגורם רציני, משמעותי בתחום, גורם בעל השפעה. מישהו שאי אפשר לזלזל בו. יתרה מזו, העסק ירצה להוכיח לאנשים בתחום, בין אם כאלה שעוסקים באופן ישיר או עקיף, שאסור להם להפסיד אותו, הם חייבים להיות נוכחים בו, עד כדי כך הוא חשוב.
מטרה אחרת היא, למשוך אליו קהל ותשומת לב, מה שיגדיל את החשיפה ויוביל כמובן לעלייה בפניות, בין אם זה לקבלת שירות או רכישת מוצר. בסיכומו של דבר, כל כנס עסקי המטרה שלו היא להגדיל את הרווח, לא דווקא בטווח הקצר אלא בטווח הארוך.
לכן חשוב מאוד להפיק כנס עסקי ברמה גבוהה, כנס עסקי שימשוך אליו כמה שיותר אנשים בעלי עניין ומעמד בתחום, כמה שיותר תקשורת, ליצור באזז חיובי לפני הכנס וכן אחריו. וכל זה כמובן צריך להיות מגובה בעמידה במגבלות התקציב, ומתוך ראיה ארוכת טווח עם מחשבה לכנסים נוספים בעתיד.
חמישה טיפ להפקה נכונה
טיפ ראשון, תקבעו מראש כמה אנשים אתם מעוניינים להזמין לאירוע, ובהתאם לכך תיערכו מבחינת מקום. כאן יש שתי אופציות. אופציה אחת, לקבוע על מיקום מסוים לכנס ולערוך אך ורק בו את האירוע. אופציה שנייה, אם אתם רואים שיש ביקוש רב, אז להקים אוהל אורחים ליד האולם המרכזי, בו אנשים יוכלו לשבת, לשמוע ולראות דרך מקרנים, את מה שקורה בתוך האולם.
טיפ שני, תקבעו סדר יום ברור ומסודר לכנס. הרעיון הוא שתהיה תוכנייה ברורה, מה בדיוק יש בכנס, מי האורחים, כמה זמן כל אירוע נערך. תקבעו מגבלות זמן סבירות כך שהאירוע יתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת.
טיפ שלישי, תדאגו לפרסם את הכנס בכמה שיותר פלטפורמות. החל מתקשורת ארצית, אינטרנט, תקשורת מקצועית, רשתות חברתיות ועוד. כאשר כל הפרסום צריך להיות בהתאמה לקהל אליו אתם פונים, בין אם זה אנשי מקצוע, לקוחות או גורמים אחרים.
טיפ רביעי, אומנם מדובר בכנס עסקי, אך נכון יהיה מצדכם להציע גם דברים מעבר, הופעות או כל דבר אחר. בצורה כזו אתם משחררים קצת את העניבות ומאפשרים לאנשים להשתחרר בין אירוע לאירוע.
טיפ חמישי, כל כנס טוב מגולם בספקים שעובדים עליו. תדאגו לעבוד עם הספקים הכי טובים בכל תחום, הם ידאגו להפוך את הכנס שלכם למושלם.
